PKW Dorong Transformasi Arsip Digital di Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I Sumut

MEDAN (Waspada.id): Pengelolaan arsip pendidikan memasuki babak baru. Jika selama ini dokumen masih identik dengan tumpukan berkas dan proses pencarian yang memakan waktu, kini transformasi digital mulai menjadi solusi untuk menghadirkan tata kelola administrasi yang lebih cepat, tertib, aman, dan efisien.

Langkah tersebut diwujudkan melalui Program Kemitraan Wilayah (PKW) bertajuk “Implementasi dan Pendampingan Sistem Arsip Digital Terintegrasi untuk Meningkatkan Tata Kelola Layanan Administrasi serta Kompetensi Pengarsipan Digital Guru di Wilayah Cabang Dinas I Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.”

Program ini menjadi bagian dari kolaborasi perguruan tinggi dengan mitra pemerintahan dalam mendorong transformasi digital di sektor pendidikan, khususnya dalam pengelolaan dokumen dan arsip.

Kegiatan PKW dipimpin Dr. Zulkifli Matondang, M.Si. sebagai ketua tim, bersama anggota Fahmy Syahputra, S.Kom., M.Kom., Dr. Adi Sutopo, M.Pd., M.T., serta Azmi Rizki Lubis, S.Pd., M.T.

Pelaksanaan program mendapat dukungan dari Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara, termasuk keterlibatan Kasubbag Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I Provinsi Sumatera Utara, Aidhil Rahmad Dalimunthe, S.STP., M.SP.

Kebutuhan terhadap pengelolaan arsip yang cepat dan mudah diakses semakin penting seiring meningkatnya volume dokumen dalam administrasi pendidikan.

Sistem pengarsipan secara konvensional masih menghadapi berbagai tantangan. Proses pencarian dokumen dapat membutuhkan waktu, penyimpanan memerlukan ruang fisik, sementara risiko kerusakan maupun kehilangan berkas tetap menjadi persoalan yang harus diantisipasi.

Melalui program ini, tim PKW mengembangkan sekaligus mengimplementasikan Sistem Arsip Digital Terintegrasi yang dirancang untuk membantu pengguna mengelola dokumen secara lebih sistematis.

Sistem tersebut memungkinkan proses penyimpanan, pengelompokan, pencarian, pengelolaan, hingga pemanfaatan dokumen dilakukan secara digital. Dengan demikian, layanan administrasi diharapkan menjadi lebih efektif dan efisien.

Namun, transformasi yang dilakukan tidak berhenti pada penyediaan aplikasi.

Ketua tim PKW, Dr. Zulkifli Matondang, M.Si., menegaskan bahwa keberhasilan digitalisasi arsip sangat bergantung pada kesiapan sumber daya manusia yang menggunakannya.

Karena itu, implementasi sistem disertai dengan pendampingan agar pengguna tidak hanya mengenal teknologi yang diterapkan, tetapi juga memiliki kemampuan untuk mengelola arsip digital secara benar dan berkelanjutan.

Kolaborasi dengan Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I menjadi salah satu kunci dalam pelaksanaan program.

Sebagai mitra, Cabang Dinas turut mendukung proses identifikasi kebutuhan, koordinasi dengan pemangku kepentingan, hingga penerapan sistem agar dapat disesuaikan dengan kondisi administrasi di lingkungan pendidikan.

Dukungan tersebut diharapkan dapat memastikan sistem yang dikembangkan bukan sekadar solusi teknologi, tetapi benar-benar menjawab kebutuhan pengguna di lapangan.

Aidhil Rahmad Dalimunthe, S.STP., M.SP., selaku Kasubbag Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I Provinsi Sumatera Utara, menyambut baik program yang mengedepankan pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan kualitas tata kelola administrasi.

Sinergi antara perguruan tinggi dan pemerintah tersebut diharapkan mampu menghasilkan perubahan yang nyata, baik dalam aspek pengelolaan dokumen maupun peningkatan kualitas pelayanan administrasi pendidikan.

Salah satu aspek penting dalam program PKW ini adalah pendampingan kepada pengguna.

Tim pelaksana memberikan pemahaman secara bertahap mengenai penggunaan Sistem Arsip Digital Terintegrasi, mulai dari pengelolaan akun, penginputan data dan dokumen, pengelompokan arsip, pencarian dokumen, hingga pengelolaan informasi secara digital.

Pendampingan tersebut menjadi bagian penting untuk mempercepat proses adaptasi sekaligus mengurangi kendala yang mungkin muncul ketika sistem mulai digunakan dalam aktivitas administrasi sehari-hari.

Dengan pendekatan ini, digitalisasi tidak hanya berbicara tentang perubahan media penyimpanan dari kertas ke sistem elektronik, tetapi juga tentang perubahan cara kerja.

Pengguna didorong untuk membangun kebiasaan kerja yang lebih tertib, terstruktur, dan memanfaatkan teknologi sebagai bagian dari proses administrasi.

Program Kemitraan Wilayah ini sekaligus menjadi wujud nyata peran perguruan tinggi dalam menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk menyelesaikan persoalan yang dihadapi masyarakat dan mitra.

Sistem yang dikembangkan tidak berhenti sebagai produk teknologi, melainkan diterapkan langsung di lingkungan kerja dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

Digitalisasi arsip diharapkan memberikan berbagai manfaat, mulai dari mempercepat pencarian dokumen, meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, menjaga keamanan dan keteraturan data, hingga mempermudah akses terhadap informasi yang dibutuhkan.

Lebih jauh, sistem ini diharapkan dapat mendorong terbentuknya budaya kerja yang lebih efektif, transparan, tertib, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi informasi.

Tim PKW berharap implementasi dan pendampingan Sistem Arsip Digital Terintegrasi dapat menjadi langkah awal menuju tata kelola administrasi pendidikan yang semakin modern.

Ke depan, sistem tersebut diharapkan dapat dikembangkan secara berkelanjutan dan dimanfaatkan secara lebih luas sesuai kebutuhan sekolah maupun satuan pendidikan yang berada di bawah koordinasi Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.

Transformasi digital tidak dapat berjalan sendiri. Kolaborasi antara perguruan tinggi, pemerintah, sekolah, guru, dan tenaga kependidikan menjadi faktor penting agar perubahan yang dilakukan tidak hanya menghasilkan sistem baru, tetapi juga meningkatkan kompetensi sumber daya manusia dan kualitas tata kelola organisasi.

Melalui Program Kemitraan Wilayah ini, digitalisasi arsip diharapkan mampu menghadirkan layanan administrasi pendidikan yang lebih cepat, efektif, efisien, tertib, aman, dan berbasis digital, sekaligus meningkatkan kompetensi guru dalam pengelolaan arsip di era transformasi teknologi.(Id13)